Dlaczego ogród działkowy potrzebuje strony WWW i automatyzacji?

Dzień dobry,
nazywam się Radosław Joachimiak i jestem założycielem RJ Web Solutions. Tworzę strony internetowe i automatyzacje dla lokalnych społeczności, stowarzyszeń i ogrodów działkowych. Choć sam nie jestem działkowcem, pochodzę z rodziny, w której działka była niemal drugim domem. W dzieciństwie i młodości spędzałem tam każde lato, pomagając przy koszeniu, podlewaniu i zbiorach. Dziś współpracuję z prezesami i zarządami ROD, więc dobrze wiem, z czym mierzy się każdy, kto odpowiada za komunikację, rozliczenia i dokumenty ogrodu.

W tym wpisie pokażę Ci, jak strona internetowa i proste automatyzacje mogą zdjąć z Twojego zarządu część codziennej pracy i co konkretnie da się oddać systemowi, a co powinno zostać w rękach człowieka.

Strona WWW: jedno miejsce na wszystkie informacje ogrodu

Strona to fundament, na którym możesz potem budować kolejne udogodnienia. Już sama w sobie daje Ci trzy rzeczy.

Porządek zamiast kartek i komentarzy

Zamiast szukać informacji w komentarzach na Facebooku albo drukować kolejne kartki na tablicę, masz wszystko w jednym miejscu: ogłoszenia, uchwały, regulamin, harmonogramy, zdjęcia z wydarzeń i dane kontaktowe.

Mniej odpowiadania na te same pytania

Kiedy jest wywóz odpadów? Do kiedy trzeba zapłacić? Gdzie jest regulamin? Zamiast odpowiadać dziesiąty raz, wysyłasz działkowcowi link do podstrony. Raz dodaną informację łatwo zaktualizujesz i każdy ma do niej dostęp o każdej porze.

Wizerunek zorganizowanego ogrodu

Dobrze zrobiona strona pokazuje, że Twój ogród działa sprawnie. Docenią to działkowcy, ale też urzędy, partnerzy i instytucje, do których składasz wnioski o dofinansowanie.

Co możesz zautomatyzować w swoim ogrodzie?

Strona to dopiero początek. Wiele powtarzalnych zadań zarządu da się przekazać systemowi, który działa na stronie Twojego ogrodu. Nie musisz brać wszystkiego. Wybierasz tylko to, co faktycznie ułatwi pracę Twojemu zarządowi, a ja buduję rozwiązanie pod potrzeby Waszego ogrodu, bez dodawania funkcji na siłę.

Ewidencja działek i działkowców

Rejestr działek z powierzchnią, przyłączami i kartą każdej działki. Dane przestają żyć w segregatorach i kilku plikach Excela. Masz komplet informacji o działce w jednym miejscu i pobierzesz go do pliku jednym kliknięciem.

Rozliczenia i opłaty

System sam wyliczy opłaty dla każdej działki, uwzględni zużycie wody i prądu z odczytów liczników, pokaże wpłaty, salda i zaległości, a nawet naliczy odsetki. Twój skarbnik przestaje przeliczać wszystko ręcznie, a działkowiec widzi swoje rozliczenie po zalogowaniu.

Przypomnienia o terminach

Automatyczne przypomnienia o zbliżającym się terminie opłat, wywozie odpadów czy obowiązkowych pomiarach elektrycznych. Nie musisz pamiętać o każdym terminie i rozsyłać wiadomości osobno.

Zgłoszenia awarii i usterek

Działkowiec zgłasza awarię przez formularz na stronie, a Ty widzisz wszystkie zgłoszenia w jednym panelu, razem ze statusem. Zgłaszający automatycznie dostaje e-mail, gdy sprawa jest w toku albo załatwiona. Koniec z telefonami „czy ktoś już wie o tej rurze?”.

Przeglądy działek

Obchód ogrodu z telefonem w ręku: zaznaczasz uwagi przy każdej działce, a system sam przygotuje raport do pobrania w PDF lub Excelu. Działkowiec może dostać informację o wyniku przeglądu e-mailem.

Mailing do działkowców

Jedna wiadomość od zarządu trafia do wszystkich działkowców naraz. Zaproszenie na walne zebranie, informacja o zamknięciu wody na zimę czy ogłoszenie o dożynkach wyślesz w kilka minut.

Pisma i dokumenty

Wezwania do zapłaty, zawiadomienia, pisma do działkowców i zestawienia generowane automatycznie na podstawie danych, które już są w systemie. Zamiast przepisywać nazwiska i kwoty do szablonu w Wordzie, klikasz i masz gotowy dokument.

Archiwum działań zarządu

Każda czynność w systemie zostawia ślad w chronologicznej historii. Gdy zmienia się zarząd, Twoi następcy przejmują uporządkowane dane, a nie karton teczek.

Chatbot, który odpowiada działkowcom

Asystent na stronie odpowiada na najczęstsze pytania działkowców o każdej porze, także w nocy i w weekend, kiedy Ty odpoczywasz.

Ile to kosztuje?

Nie musisz od razu inwestować tysięcy złotych. Koszt zależy od tego, co wybierzesz i ile działek ma Twój ogród. Po rozłożeniu na wszystkich działkowców to zwykle kilka złotych na działkowca rocznie. Często mniej niż ogród wydaje w tym czasie na drukowanie ogłoszeń i wysyłkę listów.

Każdą stronę i automatyzację przekazuję z prostą instrukcją obsługi. Zarząd sam doda ogłoszenie czy dokument, bez znajomości programowania, a jeśli coś pójdzie nie tak, możesz liczyć na moje wsparcie techniczne.

Strona czy Facebook? To się nie wyklucza!

Wielu prezesów pyta mnie: „To co, musimy rezygnować z Facebooka?”. Absolutnie nie! Strona WWW działa równolegle jako uporządkowane centrum informacji, a Facebook zostaje narzędziem do codziennej komunikacji, szybkich ogłoszeń i budowania społeczności. Duża część działkowców dalej chętnie korzysta z Messengera i nie musisz im tego odbierać.

Najczęstsze pytania prezesów ROD